1. Ein DMS sorgt für kostengünstiges Wachstum

Ein DMS ist die Schlüssel-Lösung für das Automatisieren wichtiger Kernprozesse im Unternehmen. Es macht Ihr Unternehmen fitter und effizienter. Es spart Arbeitszeit, Personalkosten und Geld. Bei gleichen Bedingungen erreichen Sie mit DMS eine wesentlich höhere Arbeits-Effizienz.

Ein DMS bedeutet einen Wettbewerbsvorteil: Jeder Ihrer Mitbewerber, der ein DMS einsetzt, arbeitet effizienter und ist damit klar im Vorteil.

Innovieren Sie: Realisieren Sie die Einsparungen, die ein DMS bietet. Was Sie durch den Einsatz eines DMS an Kosten und Verwaltungs-Kapazitäten einsparen, stecken Sie in das Generieren von Mehreinnahmen. Ihr Unternehmen wird dadurch nachhaltig wachsen.

Kostengünstiges Wachstum mit directarchiv

2. Gute DMS lassen sich nahtlos in bestehende Anwendungen integrieren (ERP, FiBu, CAD, E-Mail etc.)

Die besten DMS-Lösungen haben Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen und lassen sich dort nahtlos integrieren. Diese Integration gestattet den direkten, schnellen Zugriff auf Dokumente direkt aus der Anwendung heraus, mit der Sie täglich arbeiten.

So geht die Arbeit mit Dokumenten schnell und leicht von der Hand – ohne hohen Such- und Beschaffungsaufwand (Suchen und warten auf Information bei traditioneller Dokumenten-Verarbeitung kosten 10-40% der täglichen Arbeitszeit).

Gute DMS speichern außerdem alle Dokumente ohne umständliche Konvertierung in ihrem Originalformat. Und sie indizieren Dokumente automatisch und lenken sie per Workflow durch das gesamte Unternehmen.

Leicht zu integrieren: directarchiv

3. Papier passt leicht ins DMS – mit OCR!

Die OCR-Technologie ist eine Schlüssel-Technologie für das Umstellen auf papierlose Prozesse. Sie bringt Papierdokumente in ein elektronisches Format. So kommt Ihre Papier-Post ins elektronische Archiv: Ein Dokumenten-Scanner oder Multifunktionsgerät erfasst automatisch Text und Zeichen elektronisch (z.B. Barcodes/Indexfelder) von Papier-Dokumenten und überträgt sie als elektronische Dokumente in das DMS. Das geht dank OCR extrem schnell, effizient und präzise.

Heutige Technologien sind sogar in der Lage, die Genauigkeit der Erfassung durch automatische Datenbank-Anfragen zu optimieren und das Ergebnis im DMS festzuhalten. Moderne DMS können OCR mit Barcode-Erkennung kombinieren und frei zugängliche Skripte benutzen um Dokumente zu finden, zu erkennen, zu klassifizieren und Daten zu validieren.

Liest auch Papier: directarchiv

4. Workflow im DMS: Eine mächtige Funktion ohne die Sie heute nicht mehr auskommen

Eine Workflow-Funktion, die in das DMS integriert ist, überträgt die Prozesse, die Sie in papierbasierten Verfahren anwenden, auf elektronische Dokumente: Wer bearbeitet ein Dokument/ eine Aufgabe gerade? Wie ist der Stand der Bearbeitung? Wo im Prozess sind Ressourcen frei? Können die Termine wie geplant gehalten werden? Die Workflow-Funktion im DMS verkürzt die Prozessdauer, erhöht die Termintreue, steigert die Arbeitsqualität. Und spart: Arbeitskraft und Arbeitszeit.

Anwender konzentrieren sich auf ihre eigentliche Aufgabe und lassen sich nicht von Anfragen ablenken. Der elektronische Workflow steht nur autorisierten Anwendern zur Verfügung und unterstützt die Einhaltung von Industrie-Standards und Audits.

5. Ein DMS ist sicherer (und leichter zu sichern) als ein Papierarchiv

Ein elektronisches Dokumenten-Management ist unverzichtbar für eine funktionierende Notfallplanung. Leider: Die meisten Notfallplanungen (für Brand, Überschwemmung, Sturm, Erdbeben) konzentrieren sich auf Hardware und Daten und vergessen die Papier-Dokumente und Archive. Mit möglichen schlimmen Folgen für das Unternehmen.

Um Papierdokumente zu sichern, müsste man sie duplizieren und in ein externes Papierarchiv geben - für viel Geld und mit kostenintensivem Zeitaufwand. Eine Kostenfalle, die es bei DMS nicht gibt. Elektronische Kopien Ihrer Dokumente können mit minimalem Aufwand und zu einem Bruchteil der Kosten regelmäßig automatisch gesichert und an einem sicheren Ort außerhalb des Unternehmens aufbewahrt werden.

Sicherer als Papier: directarchiv

6. DMS bringen entscheidende Verbesserungen im Kundenservice

Sie holen als Kunde telefonische Auskunft über eine Rechnung oder den Stand einer Bestellung ein. Das geht blitzschnell - wenn das Unternehmen ein DMS einsetzt. Wenn nicht, passiert dies: Der Kundendienst-Mitarbeiter stellt Sie in die Warteschleife oder verspricht Ihnen seinen Rückruf, weil er das benötigte Dokument erst in einem Papierarchiv am Ende des Ganges suchen muss. Oder es ist gerade in Umlauf und nicht aufzufinden. Nicht unbedingt das, was Sie als Kunde hören möchten.

Bei einem Dokumenten-Management-System genügt eine einfache elektronische Suche, und schon erscheint eine Kopie des Dokuments auf dem Bildschirm – mit verwandten Dokumenten wie Kundenhistorie, Bearbeitungsdaten etc. Ziemlich klar, mit welcher Art Kundenservice Sie den besseren Eindruck hinterlassen.

Besserer Kundenservice mit directarchiv

7. Es ist viel zu teuer kein DMS zu haben

Die manuelle Verarbeitung einer einzigen Papier-Rechnung kostet Sie unter dem Strich 20,00 EUR mehr als die elektronische mit DMS, die Gesamt-Durchlaufzeit eines Papier-Dokumentes ist um volle 23 Tage höher. Wie viele Dokumente verarbeitet Ihr Unternehmen pro Monat? Erschreckend, welche Kosten sich dahinter verbergen.

Die Marktforschung der Gartner Group veranschlagt einen Produktivitätsverlust durch veraltetes Dokumenten-Management von über 30 %, z.B. durch:

  • Das Suchen und Warten auf Informationen kostet 10 -40 % des Arbeitstages.
    DMS halten Dokumente im blitzschnellen Zugriff.
  • Die Kosten eines Papierarchivs sind zu 97% Personalkosten.
    Nur minimale Personalkosten für ein DMS.
  • 3% aller Akten gehen verloren. Die Wiederherstellung / Wiederbeschaffung von Dokumenten wird mit bis zu 100,00 EUR pro Dokument veranschlagt. Keine Wiederbeschaffungskosten für Dokumente bei DMS (eine ordentliche Sicherung vorausgesetzt).


DMS reduzieren außerdem die Kosten für Papier, Drucker, Archive, Fax-Geräte und Kopierer.

8. Der Gesamt-ROI für ein DMS liegt bei unter einem Jahr

Auch wenn die Preise von DMS zu DMS unterschiedlich sind: Kaufen Sie keine Lösung, deren ROI über einem Jahr liegt!

Dokumenten-Management betrifft (und optimiert) vom ersten Moment seines Einsatzes so viele kostenintensive Prozesse, dass Sie schnell und viel einsparen werden:

  • Einsparungen bei Betriebsausgaben wie Archivkosten, Fotokopien, Portokosten, Kurierdiensten
  • Gesteigerte Produktivität (siehe XX): kein Suchen nach Dokumenten, keine Akten-Suchtelefonate, nicht mehr an Faxgeräten oder Kopierern herumstehen, etc.
  • Liquiditätszuwächse: Rechnungen schneller stellen, Händler-Rabatte wahrnehmen,
  • Verbesserter Kundenservice, mehr Kunden: Mehr (und zufriedenere) Kunden durch schnelleren und besseren Informations-Zugang und schnellere interne Kommunikation.

9. DMS schützen Dokumente vor unbefugter Einsicht, Diebstahl, Manipulation

Nichts schützt Dokumente leichter und effektiver als ein DMS: Papierdokumente sind leichter „abzugreifen“, zu manipulieren und zu verändern. Ein gutes DMS dagegen besitzt durchdachte Sicherheits-Features, die Ihre Dokumente mehrfach wirksam gegen unberechtigte Zugriffe und Manipulation schützen. Die Dokumenten-Sicherheit kann durch gestaffelte Sicherheits-Einrichtungen lückenlos über den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes hin gewährleistet werden:

  • Nur wer lesen darf, kann lesen:
    Eine skalierbare Berechtigungs-Steuerung für Anwender verhindert unberechtigte Zugriffe.
  • Wer ein Dokument anfasst, wird registriert:
    Integrierte Protokollfunktionen zeigen an, wer wann ein Dokument archiviert, gesehen, gemailt, gefaxt, gedruckt hat.
  • Manipulationen werden entdeckt:
    Eine digitale Signatur-Funktion bietet Schutz vor Veränderung. Die Unversehrtheit signierter Dokumente kann über Jahre hinaus elektronisch verifiziert werden.

10. DMS machen Dokumente weltweit verfügbar

Ein DMS macht wichtige Unternehmens-Informationen an jedem Punkt der Erde in Sekunden verfügbar. Bei einem Papierarchiv muss das benötigte Dokument erst manuell gesucht werden (mit den bekannten Schwierigkeiten) und dann per Post oder Faxgerät an den Zielort verschickt werden.

Moderne DMS arbeiten browserbasiert und gestatten den direkten und sicheren HTTPS-Zugriff (sofern die Berechtigung dafür vorhanden ist) auf alle internen Dokumente -  nahezu von jedem Ort der Welt. Aus dem Büro, dem Home Office, der Auslandsniederlassung, dem Internet-Cafe. Ihr Angebot ist damit viel schneller beim Kunden als das der Konkurrenz. Es ist in Sekunden am Ziel und beruht auf brandaktuellen Zahlen.

Elektronische Dokumenten-Management Systeme (DMS) gibt es seit Jahrzehnten. Sie wurden von Anfang an heiß diskutiert und es gibt Unmengen an Information darüber. Was davon ist wirklich wichtig? Was hilft Ihnen wirklich weiter?

Diese Liste der 10 wichtigsten DMS-Fakten bringt Sie auf Stand. Sie zeigt, warum ein Dokumenten-Management-System ein so mächtiges Werkzeug ist. Und warum es die meisten unternehmerischen Herausforderungen dieser Tage erfüllt.