Toolmaker Advanced Efficiency

Liqui Moly - dieses Unternehmen kennt in Deutschland jeder. Die Leser von gleich zwei Autozeitschriften wählten es zur Nr. 1 in Deutschland*. Bei Liqui Moly setzt IT-Leiter Walter Peters drei Produkte von Toolmaker ein, die sich ideal ergänzen: directfax, directmail und lsd/forms. Sie optimieren Prozesse, bringen Information automatisch, schnell und mit wenig Aufwand an die richtige Adresse, sparen große Papiermengen ein machen manuelle Nacharbeit unnötig.


Schnelle Elektronik statt langsames Papier
Bei Liqui Moly ist Fax kein Papiermedium mehr. Eingehende Faxe (z.B. Bestellungen etc.) werden mit directfax automatisch an die richtigen Mitarbeiter-Adressen verteilt – als digitale Fax-Dokumente oder als E-Mails erscheinen sie dank vor-einstellbarer Weiterleitungs-Option direkt am Rechner des Adressaten. directfax spart den Umweg über Papier ein. Alle wesentlichen Bearbeitungs-Prozesse geschehen direkt am Desktop des Mitarbeiters – schnell und papierlos. Ausdrucke entfallen; sind aber bei Bedarf nach wie vor möglich.

Die Bearbeitung bleibt konsequent elektronisch: directfax ist lückenlos in den Content Manager des Unternehmens integriert, der elektronische Dokumente archiviert und im Zugriff hält.

Mail ersetzt Post
Auch beim Versenden von Information nach draußen geht’s schnell und elektronisch: Die regelmäßig anfallenden Auswertungen für den Außendienst wurden früher auf Papier gedruckt und den Mitarbeitern per Post zugestellt. Heute läuft dieser Prozess dank directmail vollständig digital und komplett automatisiert ab. Automatisch ausgelöste Spoolfiles enthalten die Kenn-Nummer jedes Außendienst-Mitarbeiters und können anhand dieser Nummer zugeordnet werden. Die Spools werden in PDF konvertiert und über directmail automatisch an die Mitarbeiter verschickt. Keine manuelle Arbeit, kein Ausdruck von Papierbergen, kein Einpacken von Listen, keine Postauflieferung, keine Portokosten. Der Einsatz von directmail hat sich in kürzester Zeit amortisiert.           

Schneller beim Formularversand
Das hohe Formularaufkommen für Rechnungen, Zolldokumente etc. managt Liqui Moly mit lsd/forms. Die wichtigsten Formulare wurden mit lsd/forms eingescannt und digitalisiert. In die digitalen Dokumente werden heute Spooldaten elektronisch eingemischt – direkt aus Power i. Dann werden die Dokumente elektronisch versandt. Teure Formular-Lagerung und -Pflege entfällt. Keine Verluste mehr durch überflüssiges Nachhalten von Vordrucken, keine Versandkosten. Wo es notwendig ist, sind Ausdrucke natürlich immer noch möglich.

Kundenfreundlich aufbereitet
Einige Liqui Moly Kunden, die Rechnungsdaten als Datenstrom bekommen, wünschen parallel zusätzliche Rechnungen als PDF, um sie leichter in ihren Belegfluss integrieren zu können und nicht umständlich selbst aufbereiten zu müssen. Für diese Kunden werden Rechnungen in lsd/forms-Formulare eingelesen und zu Dokumenten aufbereitet, die dann in PDF umgewandelt mit directmail verschickt werden.     

Liqui Moly gewinnt
Für das führende deutsche Unternehmen bei Schmierstoffen* und seinen IT-Leiter Walter Peters geht die Rechnung voll auf: Aus dem Einsatz der Toolmaker-Produkte ergibt sich dauerhaft eine enorme Material- und Arbeitszeitersparnis.

Peters hat die fantastische Chance erkannt (und genutzt), die sich hier für sein Unternehmen bietet:  Bei der Umstellung von Papier- auf elektronische Prozesse lassen sich mit überschaubarem Aufwand lohnende betriebswirtschaftliche Effekte und hohe Einsparungen erzielen. Was früher ausgedruckt und per Post versandt, in Ordnern archiviert oder zur Bearbeitung aus dem Papierarchiv geholt werden musste - bisher an Papier gebundene Abläufe können heute schneller, fehlerfreier und um Längen kostengünstiger in elektronischer Form in hoch automatisierten Prozessen verarbeitet werden. 


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* siehe Anzeige