directmail

Der komfortable E-Mail-Manager

• E-Mail-Versand und -Empfang auf PC und Terminal
• Gesamte Mailverarbeitung durch automatisierbare Funktionen steuern
• Spools automatisch ohne Benutzer-
  eingriff versenden
• Große Spooldateien automatisch in Einzelbelege trennen
• Spools als TXT/HTML/PDF versenden
• Mehrere E-Mail-Adressen je Benutzer
• Kostengünstige und schnelle Software-
  verteilung
• Anhänge können mit PC-Daten, Spools und Power i-Objekten versandt werden
• Programmier-Schnittstelle für die E-Mail-Integration in Anwendungen
  
  

Der automatische Versand von E-Mails wird komfortabel über die grafische Oberfläche des IFS-Monitors eingestellt

E-Mail ist inzwischen die am weitesten verbreitete Kommunikationsform im Geschäftsleben. Sie ist schnell und bequem; sie ist kostengünstiger als jeder andere Weg. Zwar bevorzugen viele Unternehmen für den Versand rechts-
verbindlicher Dokumente traditionell noch Briefpost, Fax oder EDI. Doch der elektronische Versand mit directmail ist genau so sicher: directmail versendet rechtsverbindliche Geschäftsdokumente dank integrierter digitaler Signatur mit eindeutiger Absender-Identifikation  -  nur viel schneller und preiswerter als alle anderen Versandarten.

E-Mails perfekt managen
directmail ist ein vollwertiger E-Mail-Manager für Power i-Systeme. Empfang und Versand vom Terminal wie vom PC, direkte Integration in Anwendungen über APIs. In Bedienung und Funktionalität scheut directmail keinen Vergleich mit Programmen wie Outlook oder Notes. Die Lösung wurde für Unternehmen entwickelt, die eine zentral installierbare, leicht administrierbare, sichere E-Mail Plattform für Power i suchen – für das Managen der gesamten externen und internen Kommunikation.

Deutliche Einsparungen: Rechnungen per E-Mail versenden
Der Vergleich der beiden Versandarten Post und E-Mail fällt selbst bei vorsichtiger Kalkulation überdeutlich aus:

• Bei durchschnittlichen variablen Kosten von ca. 1,50 Euro pro Dokument (Druck, Kuvertierung, Porto und Archivierung; ohne Personalkosten) kostet der Postversand von 200 Dokumenten pro Tag 6.000 EUR monatlich bzw. 72.000 EUR jährlich.
• Eine E-Mail-Rechnung kostet (abhängig vom Automatisierungsgrad bei Erstellung und Versand) kaum mehr als 3 Cent pro Dokument. Bei 200 Dokumenten pro Tag 120 EUR monatlich bzw. 1.440 EUR jährlich.

Unternehmen mit 200 Rechnungen pro Tag können so bei der Umstellung auf Rechnungen per E-Mail ca. 70.000 Euro pro Jahr einsparen. Die Investition in eine E-Mail-Lösung kostet einen Bruchteil. Sie amortisiert sich in den meisten Fällen bereits in den ersten paar Monaten.

Power i-Objekte und Spools versenden
directmail versendet und packt PC-Dateien, Spooldateien, Power i-Objekte, -Bibliotheken und –Dateien. Spooldateien können u.a. in den PC-Formaten TXT, HTML, PDF oder E-PDF (PDF mit hinterlegten Layouts) als Mail-Anhänge versandt werden. directmail verarbeitet auch Spool-Daten mit Unicode-Zeichensätzen (Osteuropa + Asien).

Zeit sparen: Komfort und Automatisierung
Ausgehende Mails
directmail bietet über Automail die regelbasierte Automatisierung wesentlicher Funktionen an. directmail kann Spooldateien

• automatisch sofort nach ihrer Erzeugung an eine hinterlegte Mail-Adresse versenden
• vor dem Versand automatisch in verschiedene Formate überführen
• große Spooldateien in einzelne Belege trennen
• grafisch mit modernen Fonts aufbereiten
• Spools nach dem Versand automatisch (samt Indizes) im IFS oder im Archiv-System ablegen.

Eingehende Mails
Der E-Mail-Eingangs-Assistent von directmail verarbeitet regelbasiert eingehende E-Mails, löst Workflows aus und übernimmt wiederkehrende Aufgaben. Bezogen auf den Absender oder den Inhalt der Mail werden Funktionen automatisch ausgelöst:

• Abwesenheitsnotiz an den Absender der Mail
• Versand einer automatisch erzeugten Antwort passend zum Thema einer Anfrage
• automatisches Aufnehmen des Absenders in eine Verteilerliste (Adressbuch)
• Um- bzw. Weiterleiten von E-Mails zu anderen Empfängern (z.B. Urlaubsvertretung), auch per Fax!
• Benachrichtigung über eingehende E-Mails auf dem Handy
• Starten eines beliebiges Power i-Programmes und weiterverarbeiten des E-Mail-Inhaltes.

Alle Automatisierungs-Funktionen sind beliebig miteinander kombinierbar.

Mailen aus eigenen Anwendungen
directmail kann ohne Programmierung oder Anpassung von eigenen Anwendungen eingesetzt werden, weil es einfach mit den Original-Spooldateien und der Power i-Datenbank arbeitet.

Die Lösung kann aber auch über Programmier-Schnittstellen (APIs) in eigene Anwendungen integriert werden: directmail bietet als Option Programmier-Schnittstellen (APIs) an. Aus der Anwendung heraus steht die Lösung dann direkt mit allen ihren Funktionen zur Verfügung.

Sicher mit der qualifizierten digitalen Signatur
Bei directmail ist die Technologie der qualifizierten digitalen Signatur integriert. Damit kann die Echtheit rechtsverbindlicher Geschäftsdokumente (Rechnungen, Angebote, Protokolle etc.) über Jahre sicher nachgewiesen werden. Für den elektronischen Dokumenten-Versand wird neben der PDF-Datei eine Signaturdatei generiert, die mit der E-Mail verschickt wird und beim Empfänger mit der E-Mail archiviert werden muss. Der Empfänger kann bei Bedarf (Revision, Überprüfung der Unversehrtheit eines Dokuments) das Dokument mit der Signaturdatei verifizieren und seine Authentizität bestätigen. Die erforderliche Prüf-Software steht als Freeware im Internet zur Verfügung.

Seit dem 1.07.2011 müssen elektronische Rechnungen per Fax und Mail nicht mehr digital signiert werden. Warum die Signatur nach wie vor sinnvoll ist ... hier 

Ausführliche Informationen
Diese Webseite kann nicht die gesamte Funktionalität von directmail beschreiben. Ausführliche Informationen haben wir im "InfoPaper" zusammengestellt, das Sie sich hier herunterladen können.