Toolmaker Advanced Efficiency

Statt ausdrucken: Rechnungen elektronisch mit einem modernen Layout als Einzeldokumente (PDF) ausgeben und dann automatisiert per Mail, Fax oder RemotePrint versenden (RemotePrint: Drucken, Kuvertieren und Postaufliefern am gleichen Tag durch einen Dienstleister für nur € 0,55 pro Brief – alles inklusiv! Und vollautomatisch).

Von Anfang bis Ende hat kein Mitarbeiter einen Finger gerührt. Und alle ABs, Rechnungen, Mahnungen, etc. sind blitzschnell dort, wo sie sein sollen – zu einem Bruchteil der Kosten, die bisher angefallen sind. Das geht ohne Programm-Änderungen und spart richtig viel Geld.

directspool von Toolmaker kann Spooldaten als PDF aufbereiten (ansprechend und CD-treu) und diese Dateien direkt per E-Mail / Fax verschicken. Dabei wird ein Standardtext verwendet und das in PDF konvertierte Dokument als Anhang verschickt. Ein wesentlicher Teil der Geschäftsvorgänge lässt sich so automatisieren. Je nach Automatisierungsgrad können eingespart werden:

• Arbeitskosten pro Dokument ca. 35 %
• Druckkosten und Zustellkosten pro Dokument  ca. 80 %

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Der Löwenanteil aller Geschäftskorrespondenz  -  in manchen Unternehmen bis zu 90% - sind Routine- bzw. Wiederholungs-Vorgänge, die sich per E-Mail, Fax oder Brief halbautomatisch beantworten lassen. Für diese Geschäftsvorgänge sind intelligente Textvorlagen, zusammen mit einer direkten Verbindung zur Datenbank, ein unschlagbares Team. Perfekt passende persönliche Schreiben – automatisiert und doch total individuell. Mit dem ersten Knopfdruck erstellt und mit dem zweiten Knopfdruck verschickt.

Der Einsatz dieses Tools amortisiert sich innnerhalb von Wochen!
documentsuite4i von Toolmaker verwandelt Daten aus der i-Datenbank über intelligente Vorlagen direkt in Briefe, E-Mails, Rechnungen etc. Anwender brauchen dafür keinerlei Programmierkenntnisse.

documentsuite4i greift dialoggesteuert per Klick auf Power i-Datenbanken zu – nicht nur aus MS Word sondern auch aus anderen Office-Anwendungen (Excel, Outlook). Je nach Bedarf können, auf der Basis einmal definierter Vorlagen, individuelle Briefe/Geschäftsdokumente oder intelligente Serienbriefe erstellt werden. Die Lösung generiert aber auch hoch komplexe Dokumente (individuelle Angebote, Nebenkosten-Abrechnungen, Versammlungsprotokolle, Listen, etc.), die Daten aus mehreren Quelldateien beziehen und fügt sie zu einem sauberen Ergebnis-Dokument zusammen. Am Ende steht immer das perfekt aufbereitete Dokument, das professionell gestaltet ist und einen individuellen Eindruck vermittelt.

Einsparpotential

• Arbeitskosten pro Dokument (konservativ geschätzt) ca. 80 %
• Druck- und Zustellkosten pro Dokument ca. 80 %  

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Die Bereitstellung des Datenmaterials für Unternehmens-Kennzahlen und Reporting (durch Abfragen auf i-Daten) ist häufig immer noch Aufgabe der IT. Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Controller und Sachbearbeiter übertragen regelmäßig Unternehmens-Daten aus unterschiedlichsten Quellen manuell in ihre Spreadsheets, um daraus wichtige Kennzahlen zu gewinnen. Mit dem richtigen Werkzeug sind diese Schritte überflüssig; sobald das Spreadsheet geöffnet wird, werden die Daten automatisch aktualisiert Der Benutzer sieht sofort die aktuellsten Daten und es gibt garantiert keine Übertragungsfehler.

Excel spielt im Controlling und Reporting der meisten Unternehmen eine wichtige Rolle; mit dataxpress stellt Toolmaker ein Excel-basiertes Werkzeug zur Verfügung, das Abfragen auf i-Daten kinderleicht macht und wesentlich automatisiert.

dataxpress besitzt die volle Funktionalität und den Arbeitskomfort von Excel. Jeder Windows-Anwender kann damit arbeiten. Von einer Excel-Tabelle aus kann auf unterschiedliche Power i-Dateien / sogar auf mehrere Maschinen zugegriffen werden. In einer einzigen Excel-Tabelle können so z.B. die Umsätze mehrerer Filialen gegenübergestellt werden.

Die Aktualisierung der Spreadsheet-Daten geschieht automatisch, zeitgesteuert oder per Doppelklick. So stehen immer die aktuellen Daten zur Verfügung. Bestehende Reports / Diagramme können per Klick einfach ‚aufgefrischt’ werden.

Zeitersparnis
Der Zeitvorteil durch den Einsatz von dataxpress enorm und kaum zu beziffern. IT-Unterstützung kann völlig entfallen. Gegenüber der manuellen Erstellung eines Reports (mit Datengewinnung, Datenübertragung und Aktualisierung im Spreadsheet, Überarbeitung der Diagramme etc.) verringern sich die Arbeitskosten durch den Einsatz von dataxpress um ca. 95 %

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Advanced CTI integriert Computer und Telefon und macht das Telefonieren auf einen Schlag leichter und effizienter. Anrufer werden vom System anhand ihrer Telefonnummer erkannt, der Benutzer erhält passend zu einem Kunden, Interessenten oder Lieferanten die aktuellen Daten oder offenen Posten auf seinen Arbeitsplatzbildschirm.

Eine freundliche Begrüßung mit dem Namen des Anrufers und der sofortigen Antwort auf die letzte Anfrage überraschen und begeistern Ihre Geschäftspartner. Advanced CTI weiß auch, dass es für den angerufenen Kollegen in der Buchhaltung andere Daten anzeigen muss als für den Disponenten, wenn dieser vom gleichen Kunden angerufen wird.

Abhängig von der Abteilung bietet directdial dem Sachbearbeiter unterschiedliche Informationen an

Anruf in der Buchhaltung: directdial identifiziert den Anrufer; der Sachbearbeiter kann über die Option "OP-Anzeige" relevante Vorgänge auf den Bildschirm holen, noch bevor er das Telefon beatnwortet.

Anruf in der Disposition: gleicher Anrufer, andere Abteilung, andere Auswahl-Möglichkeit für den Sachbearbeiter

Warum Advanced CTI mit directdial so viel Arbeitszeit spart

• Wählt per Mausklick direkt aus Anwendungen
• Erkennt Anrufer automatisch bei Koppelung mit dem CRM-System
• Holt Kunden-Daten- und -Vorgänge direkt auf dem Bildschirm
• Startet die richtige Anwendung passend zu den übermittelten Kundendaten bzw. zur Abteilung
• Kein Tippen, kein Verwählen mehr usw.

Einsparpotential

• Arbeitszeitrsparnis: Interne Untersuchungen belegen, dass bis zu 30% mehr Telefonate in der gleichen Zeit erledigt werden, wenn der Arbeitsplatz mit directdial ausgestattet ist.
• Nicht zu messen aber unschätzbar wertvoll: entspanntes konzentriertes Arbeiten, höhere Produktivität, freundliche Mitarbeiter, ein verbesserter Kundeservice ...

Mehr über Advanced CTI und directdial erfahren Sie hier ...

Wer A sagt, muss auch B sagen. Dazu gehört die Digitalisierung der täglichen Eingangspost durch das Einscannen, Indexieren und Ablegen im digitalen Archiv. Sofort haben alle berechtigten Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente direkt aus der üblichen Anwendung. Integration in bestehende Softwarelösungen gehört einfach dazu, ebenso der neue Weg für die Freigabe von Zahlungen von Bildschirm zu Bildschirm, nicht mehr in Papier, das von Tisch zu Tisch getragen werden muss. Und wer einen Beleg sucht, hat ihn innerhalb von Sekunden.

DMS - das Herzstück für Digitalisierung und Automatisierung
macht Unternehmen fitter und effizienter

DMS, das Herzstück für Effizienz
Ein DMS ist der Schlüssel für elektronische Abwicklung und Automatisierung im Unternehmen - und damit für Effizienz und hohe Einsparungen. Die Gartner Group hat in einer Untersuchung 2010 papierbasierte Belegführung mit elektronischer Belegführung verglichen.

Einige Ergebnisse:

• Die Verarbeitung einer elektronischen Rechnung kostet 20 EUR weniger als die Verarbeitung einer Papier-Rechnung.
• Die Gesamt-Durchlaufzeit eines elektronischen Dokuments ist um 23 Tage niedriger als die eines Papier-Dokuments.
• Der durch veraltetes Dokumenten-Management veranschlagte Produktivitätsverlust liegt bei über 30 %
• Die Kosten eines Papierarchivs sind zu 97% Personalkosten.

Wie viele Dokumente verarbeitet Ihr Unternehmen pro Monat? Es ist mit Sicherheit viel teurer kein DMS zu haben!

Mehr über DMS und elektronische Belegführung mit directarchiv
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Viele Unternehmen legen Wert auf erstklassige Information der Kunden; nicht nur per E-Mail, sondern auch per SMS, denn die ist in der Regel schneller und direkter beim Kunden. So kann automatisiert eine SMS verschickt werden, wenn z.B. eine Lieferung das Haus verlässt oder eine Reparatur abgeschlossen ist.

Mit gsmtext Kunden per SMS benachrichtigen, wenn die Lieferung auf dem Weg oder der Reparaturauftrag abgeschlossen ist

Investitionen in "weiche Effekte" kosten. Doch sie sind eine gute Anlage in eine sichere Zukunft:

• Vertrauensgewinn beim Kunden
• besserer Service
• positive Effekte auf die Kundenbindung

Zufriedene Kunden bleiben treu, kommen wieder, kaufen erneut die Produkte des Unternehmens. Und ein hoher Stammkundenanteil bedeutet auch immer geringere Ausgaben für Marketing und Vertrieb.

Beispielhaften Kundenservice zeigen ist längst nicht alles, was gsmtext kann. Hier kommt noch mehr ...