1. Flexibilität, Web-Intelligenz & Komfort durch den Browser


Der Browser als Front End gestattet Recherchen und Dokumenten-Zugriffe von überall – aus dem Unternehmensnetzwerk, dem Internet-Cafe, vom Tablet PC an jedem (Flughafen-) Hotspot der Welt, sicher über https.

Durch die Web-Technologie arbeitet directarchiv unschlagbar flexibel - mit allen Browsern, System-übergreifend, völlig unabhängig von Standards und Klein-Installationen. Toolmaker-Kunden setzen das DMS z.B. auch in ihrer Mac-Umgebung ein.

directarchiv gestattet Dokument-Zugriffe über den Browser - von überall!

 

Web-Intelligenz und Web-Komfort ist direkt integrierbar
directarchiv bietet Anwendern den gleichen Komfort, den sie auch im Web finden: Gewünschte Information steht per Klick dynamisch zur Verfügung. Intelligente Zusatzfunktionen, wie man sie aus dem Web, aber auch aus Windows-Anwendungen gewohnt ist, lassen sich ganz einfach einbinden.

Was denkbar ist, ist möglich: Fahrkartenauskünfte, Routenplaner, Landkartenfunktionen, Wikipedia, Telefonbucheinträge etc. Hier als Beispiel der Zugriff auf Google Maps. Die Funktion wird direkt zusammen mit dem relevanten Suchwort aufgerufen.





Integrierte Intelligenz: Ein Klick auf die Anschrift ruft...

 

...Google Maps auf und bringt die Karte als Suchergebnis!

 

Bedienungskomfort durch Kontextmenüs
Im Browserfenster lassen sich per Klick auf die rechte Maustaste Kontextmenüs mit zahlreichen Komfortfunktionen abrufen, z.B. das Gruppieren innerhalb von Trefferlisten.



Bedienungskomfort über die rechte Maustaste

 

2. Schnelle Browser-Recherche in Archiven und Datenbanken


Das Auffinden von Dokumenten im Archiv ist die am häufigsten benötigte Funktion in einem DMS. Bei directarchiv funktioniert das bequem über den Browser (aus Windowsder sowie 5250-Anwendungen, siehe 3.)

Um eine Suche zu präzisieren, können zusätzliche Filter per Klick dazugeschaltet werden. Eine besondere Technik macht die Dokumentsuche zusätzlich schnell und einfach für den Anwender: Indexfelder können mit Wertelisten hinterlegt werden, die nur bereits archivierte Indexwerte enthalten. directarchiv duchsucht seine Archive also niemals "umsonst" nach Dokumenten.

Per Klick mit zusätzlichen Filtern recherchieren

Direktzugriff und Recherche in fremden Datenbanken
directarchiv ist nicht an Recherchen in bestehenden Archiven gebunden, sondern holt Informationen direkt aus anderen Quellen im Unternehmen – z.B. aus SQL- oder JDBC-Datenbanken.

Dazu können in einer Eingabemaske (über die directweb-Oberfläche) eigens Datenbanken definiert werden, in denen dann nach Informationen recherchiert werden kann. Suchen Sie so z.B. in externen Kundendatenbanken und geben die Kundennummer zur Recherche an directarchiv zurück.



directarchiv holt Daten aus fremden Datenbanken - unternehmensweit

 

 

3. Volle Funktionalität in der 5250 Umgebung


directarchiv lässt sich nahtlos in eine 5250-Umgebung integrieren. Dokumentrecherchen erfolgen dann direkt über einen einfachen Befehl (DSPARC) direkt aus der Applikation. Jede Recherche kann über beliebige Filter verfeinert werden. Gesucht werden kann in Einzelarchiven oder per Sammelrecherche über mehrere Archive. So kann man sich z.B. alle PDF-Dokumente zu einer Kundennummer anzeigen lassen.

Recherche-Ergebnisse werden dann komfortabel und übersichtlich im Browser angezeigt - in Trefferlisten mit Dokumentsymbolen (PDF-, E-Mail-, MS Word-, Sound-, Video usw.).



Dokumentrecherche aus einer 5250-Umgebung

 

Das Ergebnis wird im Browser angezeigt - mit Dokument-Symbolen!

 

Recherchieren auch ohne Anwendungs-Integration
Eine weitere schnelle Recherche-Möglichkeit ist der Dokument-Zugriff per Screenscraper-Funktion aus einer 5250-Sitzung: directarchiv greift per Tastenkombination den Bildschirm ab und recherchiert blitzschnell alle Dokumente, die diesem Bildschirm zugeordnet sind - ohne dass eine Applikation benutzt werden müsste.

So lassen sich zum Beispiel schnell alle Dokumente finden, die dem Kunden zugeordnet sind, den man gerade auf dem Bildschirm hat.



Screenscraper greift auf Tastendruck einen 5250-Bildschirm ab ....





.... und recherchiert blitzschnell alle Dokumente, die diesem Bildschirm zugeordnet sind!

 

4. Trefferlisten mit benutzerfreundlicher Dokumentvorschau


Trefferlisten lassen sich gestalten  -  für maximalen Komfort bei der Arbeit mit directarchiv. So kann man z.B. Thumbnails von archivierten Dokumenten zur Vorschau direkt in die Trefferliste integrieren. Das ermöglicht sofortiges, Erkennen und Identifizieren eines Dokuments auf einen Blick.

Die Vorschau-Bilder lassen per Mouse-Over-Funktion vergrößern. Die Beispiel-Screenshots zeigen Trefferlisten eines Kunden aus der Verlags-Branche, der damit seine Druck-Dokumente archiviert. Genau so lassen sich z.B. Zeichnungen, CAD-Dateien, Grafiken etc. in directarchiv ablegen.



Trefferliste mit integrierter Dokument-Vorschau



Vorschau-Dokumente lassen sich per Mouse-Over vergrößern


5. Mit einfacher SQL-Abfrage auf Daten zugreifen


Der Zugriff auf bestehende SQL-Datenbanken lässt sich einfach über vordefinierte Eingabemasken steuern. Per SQL-(SELECT-) Befehl und die Auswahl der entsprechenden Abfrage-Felder in der Eingabemaske kann man dynamisch auf die Daten in der Datenbank zugreifen – nur mit ein paar Klicks. Recherche und Zugriff auf Unternehmensdaten sind ohne den Aufwand einer Programmierung möglich!

Ergebnisse der Suche werden übersichtlich in einer Ergebnistabelle im Browser angezeigt. Auf diese Weise lassen sich z.B. schnell alle Informationen zu einem Kunden in der Datenbank finden, wenn seine Kundennummer nicht bekannt ist.  Auch in der Ergebnistabelle kann weiter recherchiert werden – einfach durch das Hinzunehmen weiterer Abfragefelder.



SQL-Abfrage per SELECT-Befehl

 

Felder für den Zugriff auf SQL-Datenbanken definieren

6. Mehrsprachen-Einsatz & Unicode-Zeichensatz sind Standard


directarchiv ist von Haus aus mehrsprachig. Ein integriertes Übersetzungsmodul macht es möglich:  Anwendungstexte und Systemtexte stehen in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Polnisch für jeden Mitarbeiter individuell zur Verfügung. Jede der Sprachen lässt sich individuell pro Archiv und Mitarbeiter hinterlegen. Das bedeutet: Ein Engländer sieht nicht nur die komplette directarchiv-Umgebung in englischer Sprache.  Er greift von seinem Arbeitsplatz aus nicht auf das 'Rechnungsarchiv' zu, sondern, wenn er möchte, auf ein 'Invoice Archive'. 

directarchiv unterstützt das Arbeiten über Grenzen hinweg zusätzlich durch seine uneingeschränkte Unicode-Fähigkeit – besonders wichtig für Unternehmen, die in Osteuropa und Asien aktiv sind. Die System- und Anwendungstexte lassen sich problemlos um weitere Sprachen ergänzen.



System- und Anwendertexte sind mehrsprachig

7. Einfaches Archivieren aus Anwendungen und Verzeichnissen


directarchiv
legt Dokumente direkt aus den wichtigsten Anwendungen und Verzeichnissen per Klick  bzw. einfachem Befehl im DMS ab:

  • aus dem Browser und aus Windows-Anwendungen: Archiv auswählen, „Erstellen“ klicken, Dokument auswählen, Dokumentinformation hinzufügen, fertig!
  • aus 5250 Anwendungen: Dokumente oder IFS Objekte einfach über den ARCSTMF-Befehl im Archiv ablegen.

Dokumente per Klick über den Browser im DMS ablegen

Archivieren aus der 5250-Anwendung per ARCSTMF-Befehl

 


Aus dem Explorer ins DMS: Rechte Maustaste klicken, „an Archiv senden“, Archiv auswählen, fertig

 

 

Aus MS Word ins DMS: Klick auf Add In-Button, Archiv auswählen, fertig

8. Automatisierte Spool-Verarbeitung und Langzeit-Archivierung


directarchiv liest Spooldateien automatisiert aus Ausgabewarteschlangen, analysiert, indiziert und konvertiert sie vor der Ablage im Archiv standardmäßig nach PDF/A - das einzige ISO-konforme Format, das für die Langzeitarchivierung von Dokumenten geeignet ist. directarchiv unterstützt PDF/A bei der Spool- und bei der Scanverarbeitung.

Für Anwender bedeutet das vor allem Zukunftssicherheit: Dokumente im PDF/A-Format können noch nach Jahrzehnten sicher gelesen werden, unabhängig von installierten Schriftarten oder extern eingebundenen Programmen. Wichtig vor allem bei rechtsgültigen Dokumenten, die (z.B. aus steuerlichen Gründen) 10 und mehr Jahre aufbewahrt werden müssen. 

Neben der automatischen Indizierung und Archivierung kann directarchiv natürlich alles, was zur Aufbereitung von Spooldateien erwartet wird: Layouts hinterlegen, in Einzeldokumente segmentieren usw. 

Das PDF/A-Format kann bei den Eigenschaften für ein Spoolfile einfach eingestellt werden

9. Archiviert gescannte Dokumente automatisch & manuell


directarchiv bietet mehrere Möglichkeiten zur Archivierung gescannter Dokumente. Über eine Kofax-Schnittstelle unterstützt directarchiv die automatisierte Formularerkennung und Indizierung von gescannten Dokumenten, z.B. Eingangs-Rechnungen, Lieferscheine etc.



directarchiv unterstützt Indexierung über eine Kofax-Schnittstelle

Bei Einsatz des Early- bzw. Late-Indexing mit Barcode-Erkennung werden eingehende Dokumente, die archiviert werden sollen, mit Barcode-Aufklebern versehen. Aufkleber haben eine fortlaufende Vorgangsnummer (z.B. die Belegnummer in der Finanzbuchhaltung). Bei der Erfassung der Dokumente wird die Barcode-Nr. als Beleg-Nr. verwendet; die Dokumente werden auf den Scanner gelegt, eingelesen und an das Archiv übergeben. Eigene Dokumente, wie Lieferscheine in Unternehmen mit eigenem Fuhrpark, werden bereits mit diesen Barcode-Informationen erstellt.



Barcode-Informationen zu einem gescannten Dokument

Zusätzlich besitzt directarchiv ein Modul zur manuellen Indizierung und Archivierung. Dokumente werden unsortiert eingescannt, in Indexwarteschlange abgelegt. Bei Klick auf ein Dokument in der Warteschlange wird automatisch eine Dokument-Vorschau erzeugt. Dann kann entschieden werden, 1. welches Archiv und 2. Ob das ganze Dokument oder nur Teile davon ins Archiv wandern.



Dokumentvorschau, Archiv-Auswahl, Schneidemöglichkeit für Dokumente in der Warteschlange

10. Speicherung und und Indexierung automatisch im Hintergrund


Verschiedene Monitore holen Dokumente ins Archiv und unterstützen bei der Archivierung:

Der IFS-Monitor überwacht IFS-Verzeichnisse, bringt gescannte Dokumente ins Archiv und verarbeitet sie automatisch entsprechend der Vorgaben. Mit dem IFS-Monitor können die wesentlichen Parameter für die Indexierung festgelegt werden.



Art der Indexierung im IFS Monitor festlegen

Der OCR Monitor extrahiert Text aus eingescannten Dokumenten. So kann der Text später in einer Volltext-Datenbank abgelegt werden.

Der Signatur-Monitor überwacht Dokumente, die signiert ins Archiv übernommen werden sollen. Er integriert die digitale Signatur direkt bei der Verarbeitung der Dokumente.

Thumbnail-Monitor baut Vorschau-Thumbnails von archivierten PDF- und Grafik-Dokumenten.

11. Mails im Archiv ablegen, lesen, bearbeiten - mit Anlagen


directarchiv unterstützt die Ablage von ein- und ausgehenden E-Mails aus Lotus Notes und Outlook, in Outlook über einen Mail- Eingangs-Assistenen, in Lotus Notes über Agenten und über eine ad hoc Archivierungsfunktion. Das kann sowohl automatisiert als auch manuell geschehen. E-Mails erhalten ein eigenes Symbol im Archiv.



E-Mails sind im Archiv mit einem Symbol gekennzeichnet und können per Klick aufgerufen werden

Eingehende Mails werden automatisch im MIME-Format archiviert, samt grafischen Elementen und Anhängen. Sie können im Browser-Plugin angesehen und bearbeitet werden.

Wer nicht alle Mails automatisch ablegen möchte, kann manuell archivieren. Das geschieht wie bei MS Word über ein Outlook-Add In.

Per Klick öffnet sich die Mail im Browser und wird komplett samt Attachments angezeigt. Man kann sie lesen, die Attachments öffnen, sogar per Klick auf die Mailadresse eine neue E-Mail erstellen.



Komplette E-Mail samt Anhängen im Browser-Fenster ansehen

Attachment einer archivierten Mail ganz einfach öffnen oder sogar beantworten

12. Aus directarchiv alle Standard-Vorgänge erledigen


Die wichtigsten Bearbeitungs-Funktionen lassen sich direkt und sofort aus den directarchiv-Trefferlisten heraus erledigen: Per Klick kan man das recherchierte Dokument ansehen, per Mail oder Fax versenden, seine Signatur überprüfen, Zugriffe auf das Dokument kontrollieren, eine Notiz zum Dokument schreiben und hinzufügen usw.



Die wichtigsten Arbeitsschritte sind direkt aus den Trefferlisten heraus möglich

13. Perfekter Schutz und maximale Datensicherheit


Alle Dokument-Zugriffe werden über das gesamte Dokumentenleben hinweg lückenlos protokolliert - mitsamt Zugriffszeit, Anwendernamen, IP-Adresse und Art der Änderung am Dokument. Die Protokollierung ist eines von mehreren Sicherheits-Features, mit denen directarchiv Dokumente wirksam schützt.



Lückenloses Protokoll der Dokument-Zugriffe

Neben der digitalen Signatur und der lückenlosen Zugriffs-Protokollierung gibt es weitere Sicherheitsfeatures, mit denen directarchiv Dokumente wirksam schützt.

Auf der Ebene der Anzeige lässt sich pro Dokument festlegen, welche Benutzer es sehen dürfen. Dann können MA in ihren Archiven nur Dokumente einsehen, für die sie auch berechtigt sind. Die Berechtigungs-Steuerung bei directarchiv geht bis auf Indexebene: Indizes, wie z.B. Firmennummer, etc. können Benutzern / Gruppen zugeordnet werden. Dann sehen Nutzer nur Dokumente mit solchen Indexwerten, für die sie auch berechtigt sind.


 
Mitarbeiter können nur Dokumente einsehen, für die sie berechtigt sind.

Auf Archiv-Ebene sorgen Berechtigungen dafür, dass unternehmensweite Recherchen nur von ausgewählten Personen durchgeführt werden können. Dabei kann unterschieden werden, welche Benutzer / Gruppen Dokumente hinzufügen, lesen, ändern und löschen dürfen.

Zusätzlich können in jedem Dokument Passagen geschwärzt werden, so dass nur die frei gegebenen Informationen zu sehen sind. Über formelbasierte Regeln kann definiert werden, welche Schwärzung für welche Benutzer/Gruppen über die archivierten Dokumente gelegt wird.

Dokumente können nicht verändert werden
Die Digitale Signatur ist die sicherste Methode gegen Veränderung auf Dokument-Ebene. directarchiv arbeitet mit einer von Toolmaker entwickelten Lösung, die native auf Power i signiert. Dokumente werden per Klick automatisch signiert und dann im Archiv abgelegt. In den Trefferlisten sind sie besonders gekennzeichnet. Ein signiertes Dokument kann nicht verändert werden, ohne dass die integrierte automatische Signaturprüfung Alarm schlägt.


Prüfbericht zu einem signierten Dokument

 

DMS Power für Unternehmen jeder Größe - und besonders für KMU!


directarchiv
ist ein universell einsetzbares DMS für alle Arten von Unternehmens-Information. Mit rasanter Arbeitsgeschwindigkeit und ausgeklügelten Funktionen stellt directarchiv große und teure DMS leicht in den Schatten. Dabei ist dieses Voll-DMS so preiswert, dass es auch wunderbar in schmalere KMU-Budgets passt.

Zugriff über jeden Browser (auch mobil). Im Unternehmen genügen sparsame Thin Clients oder PC. Nur eine zentrale Installation, läuft native auf Power i. Keine Client-Installation /-Wartung; laufende Kosten daher nahe Null.

directarchiv punktet besonders bei der Sicherheit. Die IBM i-Plattform ist Malware-immun; Berechtigungen auf Dokumente sind skalierbar bis auf Indexebene. Schutz für Dokumente durch integrierte Digitale Signatur; directarchiv protokolliert alle Zugriffe über den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus.


Beim Innovationspreis 2016 ausgezeichnet als eine der besten IT-Innovationen des Jahres!