Modernstes Dokumenten-Management für IBM i: directarchiv

Modern, browserbasiert, preiswert - für Unternehmen jeder Größe

directarchiv ist ein preiswertes Archivsystem, außergewöhnlich performant, mit hoher Funktionalität. Auch für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, leicht zu implementieren und zu administrieren.

Schnelles, natives Archiv für IBM i - mit höchstem Sicherheitsstandard

directarchiv läuft native auf Power i, nutzt seine Rechenpower optimal aus, benötigt aber wenig Systemressourcen: Ausgefeilte Suchfunktionen gestatten dem Anwender die blitzschnelle Suche nach Dokumenten, auch parallel in mehreren Archiven.

Zugriff und Administration sind webbasiert

Mit moderner Browsertechnologie ermöglicht directarchiv den sicheren  Zugriff auf Unternehmensinformation über HTTPS. Im Unternehmen genügt ein Thin Client mit installiertem Browser. Teure PCs sind für moderne Rich Internet Applikationen wie directarchiv nicht mehr notwendig.

Höchster Sicherheitsstandard

Die exakt skalierbare Berechtigungssteuerung bis auf Indexebene schließt Datenmissbrauch faktisch aus. Zusätzlich macht eine integrierte Protokollfunktion transparent, wer wann ein Dokument archiviert, gesehen, gemailt, gefaxt, gedruckt hat ? lückenlos und über den gesamten Lebenszyklus des Dokumentes im Archivsystem hinweg.
 

Exakt protokollierte Dokumentzugriffe
 

Komfortable, blitzschnelle Suchfunktionen in allen Archiven

Wertelisten: directarchiv bietet bei der Dokument-Recherche Wertelisten an, die nur bereits archivierte Indexwerte enthalten. Diese Technik macht die Dokumentsuche schnell und einfach für den Anwender, denn sie erspart ergebnisloses Suchen.Komfortable Volltextsuche ist in Spool-Archiven (z.B. Rechnungen, Angebote, Lieferscheine), E-Mails, Briefen, PDF-Dateien und gescannter Eingangspost (via OCR) möglich.
 

 

directarchiv komfortable, browserbasierte Recherchemaske

 

Suchmasken: Anwender können die Zugriffe auf Dokumente über selbst definierte Suchmasken einfach und ganz ohne Programmierung vornehmen. Suchen/Recherchen sind über die directarchiv-Weboberfläche in Einzelarchiven oder archivübergreifend möglich. APIs ermöglichen auch Recherchen über iSeries Befehle. So können Dokumente direkt aus Anwendungen heraus angezeigt werden.
Trefferlisten: Bei Mehrfach-Treffern zeigt directarchiv eine Trefferliste an; bei eindeutigen Treffern kann optional auch das Dokument direkt angezeigt werden.

Automatisch digital signieren

Zusätzlichen Schutz vor Veränderung von Dokumenten bietet die digitale Signatur. directarchiv signiert Dokumente während der Archivierung und legt sie im Archiv ab. Diese Dokumente sind praktisch nicht mehr manipulierbar; ihre Unversehrtheit kann über Jahre hinaus elektronisch verifiziert werden. Sie sind durch die Signatur ein Dokumentenleben lang optimal gegen Veränderung geschützt.

Vielfältige Ablagemöglichkeiten

Administratoren entscheiden selbst, wo (und wie) Archivdaten am besten abgelegt werden: in iSeries-IFS, SAN, DVD, Windows, Unix, Jukeboxen und anderen externen Einheiten.

Dokumenten-Management auf IBM i mit Zukunft

Für die Ablage im DMS können Dokumente mit Barcodes versehen werden. Gescannte Belege und iSeries-Spooldateien werden im revisionssicheren PDF/A-Format gespeichert.

Überall in der Welt zu Hause

Mehrsprachig einsetzbar, unicode-fähig: directarchiv ermöglicht die weltweite Nutzung von Dokumenten im Büro, im Home Office, in der Zentrale, in jeder Filiale rund um den Globus.

Einfaches Handling, beste Anbindung

Kinderleichtes Handling, blitzschnelle Recherchefunktionen, intuitive Bedienbarkeit: directarchiv wurde gezielt für hohe Effizienz und optimalen Arbeitskomfort entwickelt. Zahlreiche Schnittstellen in die Power i- und Microsoft-Welt sorgen für beste Anbindung. Das Tool unterstützt alle gängigen Dokument-Formate, archiviert auch Apple- und CAD-Dateien im Originalformat.

Ausführliche Informationen

Diese Webseite kann nicht die gesamte Funktionalität von directarchiv beschreiben. Ausführliche Informationen haben wir im "InfoPaper" zusammengestellt, das Sie sich hier herunterladen können.
 

 Ausgezeichnet mit dem Innovationspreis IT der Initiative Mittelstand 2018 (Kategorie DMS)

Fragen und Antworten

Kann directarchiv auch via 5250 bedient werden?

 

Nein. Es gibt nur die Bedienung per Browser. Lediglich die API-Befehle sind via 5250 aufrufbar, z.B. EXPARCDOC, um ein Dokument zu exportieren. MWE: Die mit Abstand am häufigsten benötigte Funktion ist das Anzeigen von archivierten Dokumenten aus einer 5250-Applikation, welche über DSPARC bei Einzeltreffern eine sofortige Anzeige ermöglicht, bzw. bei mehreren Dokumenten die Trefferliste angezeigt wird.

Werden die archivierten Dateien und Dokumente im IFS gespeichert?

 

Das kommt auf die Konfiguration an. Viele Anwender speichern die Daten im IFS. Sie können aber auch ein Laufwerk in einem NFS (z.B. Unix-Speichersystem im Netzwerk) adressieren, um günstigeren Speicherplatz zu nutzen.

Sind die Daten im IFS für IBM i-User einsehbar, änderbar oder gar löschbar?

 

Nein. Alle Dokumente und Dateien, die an directarchiv übergeben werden, werden in Clustern komprimiert abgelegt. In einem Cluster können z.B. 10.000 Dateien enthalten sein. Für den User erscheint nur 1 Datei, die aber mit keinem PC-Programm geöffnet und gelesen werden kann. Dadurch sind auch Änderungen bzw. Manipulationen und Löschungen ausgeschlossen. Um ein ganzes Clusterpaket zu löschen, müsste der User die entsprechenden Rechte haben. Deshalb ist es wichtig, beim Erstellen der Cluster die richtigen Rechte zu vergeben.

Verfügt directarchiv über einen integrierten Workflow?

 

Nein. Ein komplexes Workflow-System ist sehr aufwändig in der Entwicklung und Pflege. directarchiv bietet Schnittstellen, damit Workflow-Systeme damit arbeiten können.

Toolmaker-intern benutzt man z.B. das deutsche Produkt Intrexx.

Wie muss ich mit meinen Archiv-Daten verfahren, wenn wir irgendwann von der IBM i weggehen?

 

Es gibt in directarchiv ein Feature für den Massenexport. Dabei werden die Einzeldateien in ein IFS-Verzeichnis gestellt und parallel dazu eine csv-Datei mit den Indexwerten erzeugt.

Jedes moderne DMS kann ?normale? Dateien, z.B. PDF lesen und archivieren. Es ist ebenfalls Standard, dass die Indexwerte in einer zugehörigen csv-Datei zu finden sind.

Kann ich die Index-Struktur nachträglich verändern?

 

Bei jeglicher Veränderung der Index-Struktur wird die Index-Datenbank ?offline? gestellt. Nach Änderung können die bereits archivierten Dokumente in die neue Index-Struktur übernommen und ?nachindexiert? werden.

Ist directarchiv ?revisionssicher??

 

Dies ist nicht pauschal zu beantworten, da nach Stand der Technik die Revisionsfähigkeit durch ein formell geregeltes Verfahren gewährleistet werden muss. directarchiv beinhaltet die hierfür erforderlichen Features und muss vom Betreiber entsprechend konfiguriert werden. Fachkundige Hilfestellung zur Erstellung der Verfahrensdokumentation wird von Toolmaker als optionale Beratungsdienstleistung erbracht.

Kann ich mein bisheriges Archiv nach directarchiv migrieren?

 

directarchiv bietet die Möglichkeit, sämtliche gängigen PC-Dateiformate automatisiert ?einzulesen? und vorhandene Index-Werte z.B. aus einer CSV-Datei zu ermitteln. Darüber hinaus könnten auch Indizes aus nativen PDF-Dateiinformationen oder dem Dateinamen ausgelesen werden.

 

 

Mit 990,00 ? die revisionssichere Speicherung von Rechnungen realisieren - eine Investition, die sich gelohnt hat!

Durch den elektronischen Versand von Rechnungen kann der aufwändige Postweg ganz entfallen, wenn die Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechend in einem geeigneten Archiv aufbewahrt werden. E-Mail-Rechnungen sind in fünf Sekunden beim Empfänger - ohne Ausdrucken, Kuvertieren und Postauflieferung. Sie erreichen ihr Ziel mit komplett automatisierbarem Versand und einem Personalaufwand nahe Null. Die enorme Ersparnis beträgt bei 20.000 Rechnungen jährlich ca. 173.000,00 ?

 

 

Er hat's getan: Torsten Thoma, Cellofoam GmbH, Biberach

 

 

 

 

 

Browserbasiertes Voll-DMS für IBM Power i

  • Höchste Leistungsfähigkeit
  • Sehr preiswerte Lösung
  • Browserbasiert: weltweiter Zugriff und komfortable Nutzung
  • Hoch sicheres Berechtigungssystem bis auf Indexebene
  • Integrierte digitale Signatur
  • Einfach und in kürzester Zeit zu implementieren
  • auch als Stand-Alone-Lösung möglich
  • Läuft auf Thin Clients


Auf einen Blick: die 13 wichtigsten Produkt-Features von directarchiv mit Illustration und Beschreibung