directspool ist der Schlüssel für eine effektive Modernisierung des gesamten Spoolbereiches. Ins PDF -PDF/A konvertierte Spools stehen für alle Ausgabekanäle zur Verfügung (Fax, Mail, Druck, Archiv, Versand). Zukunftsweisend und richtig modern:  Auf der Grundlage von PDF können wesentliche Prozesse automatisiert werden und alle Spools, die das Unternehmen verlassen, bekommen ein ansprechendes, CD-treues Format.

directspool managt den gesamten Spool-Output auf IBM i

directspool beherrscht alle Werkzeuge für die Aufbereitung und Konvertierung von Spools zu sauber formatierten und gestalteten PDF-Dateien. Die so erstellten PDF-Dateien können automatisiert über weitere Tools per E-Mail, per Fax (vom eigenen Server oder über einen Dienstleister) verschickt, im Netzwerk abgelegt oder archiviert werden (PDF/A). Das Drucken der PDF-Dateien erfolgt wahlweise im Haus (über einen Drucker im Netzwerk) oder über die Mail-to-Print-Schnittstelle (Druck und Versand beim Dienstleister). directspool zeigt Spooldateien per WRKSPLF direkt als PCL-, PDF- oder HTML-Datei an.

directspool ist in der Lage, (Rechnungs-)Daten im universellen Austauschformat XML auszugeben. Sie entsprechen dem ZUGFeRD^*-Standard und unterstützen die Ausgabe von PDF/A-3 Dokumenten.

Auch kleine und mittelständische Unternehmen sind so in der Lage, elektronische Rechnungen einschließlich stukturierter Daten auf digitalem Weg untereinander auzutauschen. Der Rückgriff auf Papier entfällt.

^*Was ist ZUGFeRD
ZUGFeRD ist die Abkürzung für "Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland". Das Ziel von ZUGFeRD ist es, den Austausch elektronischer Rechnungen einschließlich strukturierter Daten im öffentlichen und privaten Sektor zu ermöglichen. Während der bestehende Standard EDI haupsächlich von großen Unternehmen eingesetzt wird, eignet sich ZUGFeRD auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Auf dem ZUGFeRD-Standard basierende Rechnungen erfordern keine vorherige Absprache zwischen Sender und Empfänger und sind nicht branchenspezifisch.
Ausführliche ZUGFeRD-Infos.

Vom Spool zu PDF: Spools in zahlreiche gebräuchliche Formate konvertieren

directspool bietet vielfältige Formate und Optionen zur Konvertierung und liefert das geeignete Dateiformat für praktisch jeden Anwendungszweck:

Konvertieret Spooldateien komplett oder in Seitenbereichen in HTML,- PDF-, E-PDF, PDF/A-, TXT-, CSV- TIFF-, RAW-, und PCL-Formate. Bei der Konvertierung ins erweiterte PDF-Format (E-PDF oder PDF/A) können Layouts (Hintergrund, Grafik, Logo) hinterlegt, unterschiedliche Fonts benutzt, Zeilen/Spalten gelöscht oder eingefügt werden etc.

Spools modern und professionell gestalten mit Grafiken, Logos, Signaturen & Barcode (auch QR-Codes)

directspool liest die Spooldateien ein und bringt Dokumente (Formulare,  Briefe,  Rechnungen  etc.) in eine ansprechende, zeitgemäße Form, die  modernen  PC-Ausdrucken um nichts nachsteht. Mit professionellen Gestaltungsoptionen (Einbindung von Grafiken, Logos, Signaturen  etc.) macht directspool Dokumente  zur ansprechenden Visitenkarte des Unternehmens und unterstützt die Einhaltung der Corporate Design-Regeln. Die meisten teuren Vordrucke und Formulare kann man sich deshalb sparen. 

Moderner Spool Output ist mehr als nur Druck

Lokal: directspool kann die erzeugten PDF-Dateien direkt auf einem Power i Drucker ausgeben. Mit dem optionalen Print-Monitor ist die Ausgabe auf allen Druckern im Netzwerk möglich, also auch günstigen PC-Druckern oder Multifunktions-Kopierern.

Externer Druck:directspool verschickt Dokumente (z.B. Papier-Rechnungen) direkt in den Postbriefkasten der Kunden – völlig ohne internen Verarbeitungsaufwand! Das Tool überträgt die fertig aufbereiteten PDF-Dateien (farbig oder schwarz-weiß) an den Dienstleister Mail-to-Print, der sie ausdruckt, faltet, kuvertiert und postalisch verarbeitet.

Anzeigen in gängigen Formaten am PC

Anwender können ihre Spooldateien komfortabel im HTML -, PDF- oder TXT-Format am PC anzeigen lassen, konvertieren und weiterbearbeiten. Das funktioniert wie bisher mit Auswahl 5 im Befehl WRKSPLF – aber im PDF-, PDL- oder HTML-Format.

Perfekt aufbereitete IBM i Spool-Daten per E-Mail versenden

directspool kann die aufbereiteten PDF-Dateien direkt per E-Mail verschicken. Dafür wird die Option directmail benutzt. Dabei wird ein Standardtext verwendet und die in PDF konvertierte Rechnung als Anhang verschickt. Alternativ lassen sich mit den optionalen Mail-APIs individuelle E-Mail-Texte erzeugen und samt beliebigen Anhängen (Power-i, IFS-Dateien) als Einzel- oder Massen-Mails versenden. Einstellbare Parameter sind u.a.: beliebige CC- / BCC-Empfänger, Sendepriorität, Sendezeit, Lesebestätigung, Verschlüsseln und Signieren der Mail usw.

IBM i Spooldaten konvertieren und automatisch per Fax versenden

directspool versendet Spooldaten auch per Fax:

• Spooldaten, die zuvor in das PDF-Format konvertiert wurden
• Spooldaten, die bereits Briefform haben oder Listen mit Begleittext.

Das geschieht vom lokalen Server, z.B. mit der Option directfax, oder über einen externen Dienstleister: Mit der optionalen Retarus-Schnittstelle versendet directspool Faxe völlig automatisch und blitzschnell weltweit über den externen Dienstleister Retarus. Das ist besonders interessant für den sporadischen hochvolumigen, schnellen Versand. Und für den kleinen Bedarf, der keine eigene Faxleitung und Fax-Hardware rechtfertigt.

PDF-Dateien verschlüsseln / konvertieren und im IFS ablegen

Ein Befehl mit 128-Bit-Verschlüsselung bringt maximale Dokumentensicherheit: PDF-Dateien können mit einem bis zu 128-stelligen Kennwort gegen unbefugtes Öffnen, gegen Veränderung oder Kopieren geschützt werden. Ebenso einfach ist das Konvertieren von PDF in die wichtigsten Grafikformate: JPG, BMP, TIF etc.

Anbindung an das Toolmaker DMS und andere Archiv-Systeme

In directspool sind Schnittstellen zum bewährten DMS-System directarchiv von Toolmaker und zu beliebigen anderen DMS-Systemen enthalten. Es sind keine Programmierarbeiten erforderlich, um die Dokumente direkt an ein DMS Ihrer Wahl zu übergeben.