Toolmaker Advanced Efficiency

Der Wegfall der strengen Signaturpflicht bei elektronischen Rechnungen macht es Unternehmen leichter, endlich einen entscheidenden Kernprozess (wie die Rechnungsstellung) zu modernisieren. Mit überschaubarem Aufwand sind hier lohnende betriebswirtschaftliche Effekte und hohe Einsparungen zu erzielen. Für viele Unternehmen eine fantastische Chance: Die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen ist ein logischer erster Schritt; danach lassen sich, ebenso lohnend, Zug um Zug weitere Prozesse im Unternehmen auf die digitale Ebene verlagern.

Was sind die Vorteile der Prozessabwicklung in elektronischer Form?
Sowohl die Kosten, als auch die Fehlerquoten lassen sich erheblich reduzieren. Was gerade noch ausgedruckt und per Post versandt, in Ordnern archiviert oder zur Berabeitung aus dem Aktenkeller geholt werden musste - bisher an Papier gebundene Abläufe können dann in elektronischer Form in hoch automatisierten Prozessen verarbeitet werden. Die Vorteile:

• geringere Kosten: Einsparungen bei elektronisch versandten Rechnungen gegenüber dem Postversand um bis zu 80 Prozent.
• reduzierte Fehlerquoten
• automatisierte Abläufe ohne manuelle Eingriffe
• Entlastung von Mitarbeitern durch Automatisieren von Routine-Verarbeitungsschritten, höherer Arbeitskomfort
• geringere Durchlaufzeiten
• keine Medienbrüche mehr
• messbare und auswertbare Abläufe machen ein Prozess-Controlling und damit ständige Verbesserungen möglich.

So könnte ein Versandprozess für elektronische Rechnungen aussehen:

• Rechnung wird automatisch generiert, wenn ein Lieferschein gedruckt wird
• Kunde erhält Rechnung am gleichen Tag innerhalb von Minuten
• Rechnung wird direkt an den zuständigen Ansprechpartner beim Kunden geschickt; keine Verzögerung durch Weiterleitung innerhalb des Kundenunternehmens
• Kunde kann Rechnung sofort bearbeiten und z.B. über eine Schnittstelle direkt in sein eigenes elektronisches Archivsystem einlesen
• Beim Versender direkte Reduzierung von Aufwand und Kosten rund um den Versand: Porto, Papier, Druck, Konfektionierung, Postauflieferung etc. entfallen
• Automatische Ablage der elektronischen Rechnung im eigenen digitalen Archivsystem
• Jede Rechnung wird einem Kunden direkt zugeordnet; Sachbearbeiter können per Mausklick ermitteln, wie oft und wann ein Kunde eine Rechnung bekommen hat.