Machen Sie beim E-Billing alles richtig?
Beim Verarbeiten elektronischer Rechnungen sind Sender UND Empfänger zur Aufbewahrung der Rechnungen in elektronischer Form verpflichtet. Für die Aufbewahrung steuerrelevanter elektronischer Dokumente ( und damit für eine ordnungsgemäße Buchführung) gelten feste Vorschriften. Die Dokumente müssen:
- im Originalformat aufbewahrt werden und zwar zusammen mit der Versende-E-Mail,
- unveränderlich in einem geeigneten elektronischen Archiv (revisionssicher) archiviert sein,
- auf einem geeigneten Datenträger gespeichert werden,
- wenn Aufbewahrungspflicht besteht, für lange Zeit (meist 10 Jahre) archiviert werden.
Klartext: Gilt eine Aufbewahrungspflicht, so sind elektronische Rechnungen im Format ihrer Ausstellung bzw. des Empfangs aufzubewahren (Rechnungen zusammen mit der Versende-E-Mail).
Hier patzen viele Unternehmen: Sie drucken die elektronische Rechnung aus, integrieren sie in die Buchhaltung und löschen die dazugehörige E-Mail. Das Aufbewahren einer elektronischen Rechnung in Papierform ist jedoch unzulässig. Es braucht also ein geeignetes elektronisches Archiv, das nicht nur revisionssicher ist sondern elektronische Rechnungen zusammen mit ihrer Versende-E-Mail speicherm kann (directarchiv von Toolmaker).
Die Archivierungspflicht gilt auch für jeglichen steuerlich relevanten Schriftverkehr (§146 AO).